با پیشرفت و گسترش دنیای دیجیتال و فناوری بسیاری از مردم بر این باورند که دستگاه کپی و چاپگر در حال حاضر تجهیزات غیر قابل مصرف هستند. در صورتی که هنوز بسیاری از مشاغل به کپی فیزیکی اسناد نیاز دارند. جلسات، ارائه ها، قراردادها و اسناد قانونی ضرورت چاپ یا کپی کردن را نشان می دهد.
کاربری دستگاه کپی
دستگاه های کپی چند منظوره یا دستگاه های کپی همه کاره قابلیت کپی، پرینت، فکس و اسکن اسناد را دارند.
اگر به دنبال صرفه جویی در فضا و منابع مالی هستید، دستگاه های کپی چند منظوره یک ماشین اداری و انتخاب عالی برای کسب و کار شما هستند.
شما نیازی به خرید چندین دستگاه ندارید و دستگاه فتوکپی، فکس، پرینتر و اسکنر دارید که فضای اداری شما را آزاد می کند.
همچنین در خرید لوازمی مانند کاغذ و جوهر صرفه جویی خواهید کرد زیرا فقط برای یک دستگاه کپی خرید می کنید.
بسیاری از دستگاه های کپی چند منظوره نیز از این مزیت اضافی برخوردارند که تنها به یک تکنسین برای حل مشکلات نیاز دارند.
یک منبع ناامیدی برای بسیاری از شرکت ها نیاز به تکنسین های مختلف برای تعمیر دستگاه های مختلف است.
انتخاب یک دستگاه به این معنی است که شما فقط باید از یک تکنسین که برای رسیدگی به مشکلات مجهز است فراخوانی کنید، به جای فراخوانی چند متخصص.
ویژگی های مهم دستگاه های کپی
مرتب سازی اسناد
اکثر دستگاه‌های کپی مدرن دارای یک ویژگی مرتب‌سازی هستند که کپی‌ها را به ترتیب اصلی آن ها مرتب میکند، بنابراین نیازی نیست در تلاش برای نظم بخشیدن به ارائه خود دست و پنجه نرم کنید.
بسیاری از دستگاه های کپی نیز اسناد شما را به صورت خودکار به هم متصل می کنند که باعث صرفه جویی در زمان و ناامیدی می شود.
چاپ دورو اتوماتیک
یک راه خوب برای صرفه جویی در کاغذ و کاهش بودجه، چاپ دورو اتوماتیک است. این یک ویژگی چاپ دو طرفه است که به طور خودکار یک کاغذ چاپ شده را دوباره در دستگاه بارگیری می کند، آن را برمی گرداند و سمت دوم سند را در پشت صفحه چاپ می کند. این نه تنها کارآمدتر است، بلکه باعث می شود اسناد حرفه ای تر به نظر می رسد.
فیدرها
اگر انبوهی از اسناد برای کپی دارید، یک مکانیسم تغذیه خودکار می تواند یک نجات دهنده باشد. تغذیه اسناد به این معنی است که به جای این که مجبور باشید هر سند را به صورت جداگانه بارگیری کنید، فقط می توانید یک انبوه تا 50 برگ را بارگیری کنید و دستگاه کپی به طور خودکار از طریق آن ها اجرا می شود.
تغییر اندازه اسناد
اگر نیاز به تولید اسناد با اندازه های مختلف دارید، مهم است که چاپگر و دستگاه کپی شما ظرفیت بزرگنمایی و کاهش اندازه اسناد را داشته باشند.
اندازه استاندارد کاغذهای دستگاه های کپی 8.5 اینچ در 11 اینچ می باشد.اما امروزه بسیاری از دستگاه های کپی جدید برای کار با کاغذهایی مانند 11×17 اینچ یا 20×17 اینچ مجهز شده اند.
دستگاه های کپی دیجیتال
در عصر حاضر، به روز بودن و دیجیتال بودن تجهیزات دستگاه فتوکپی شما برای اطمینان از کارآمدی کسب و کار شما مهم است.
در حالی که مدل‌های قدیمی آنالوگ پرینترها و دستگاه‌های کپی هنوز در برخی از دفاتر استفاده میشوند، تجهیزات دستگاه کپی دیجیتال به شما کمک میکنند تا فرآیندهای دفتر خود را بهینه کنید و کارایی کلی کسب و کار خود را بهبود ببخشید.
تجهیزات کپی دیجیتال با اتصال به اینترنت این مزیت بزرگ را دارند که می توانند به شبکه دفتر شما متصل شوند و به شما این امکان را می دهند که درخواست چاپ یک سند مستقیماً از رایانه خود را داشته باشید، نه نیاز به اتصال دستی به دستگاه.
اتصال تجهیزات چاپ و کپی خود به شبکه اداری خود همچنین به این معنی است که می توانید اسناد خود را به صورت الکترونیکی ذخیره کنید و کمتر به فضای ذخیره سازی کاغذ متکی باشید.
امنیت
در حالی که داشتن دستگاه‌های کپی و چاپگر متصل به WiFi یکی از جنبه‌های مهم تجهیزات دستگاه کپی است، دستگاه‌های متصل به اینترنت یک عنصر خطر امنیتی اضافی دارند. برنامه های کپی می توانند با افزودن یک لایه امنیتی اضافی به کاهش این خطر کمک کنند.
اگر می‌دانید که کسب وکارتان اطلاعات حساسی را مدیریت میکند یا ممکن است در معرض نقض داده‌ها باشد، همیشه توصیه میشود مطمئن شوید که امنیت کسب‌وکارتان اولویت اصلی است.
استفاده از برنامه های چاپگر معتبر به حفظ امنیت اسنادی که چاپ می کنید کمک می کند، برخی از برنامه‌ها اطمینان حاصل میکنند که کاربران قبل از چاپ، کپی یا دسترسی به اسناد، یک کارت هوشمند را تند بکشند یا یک پین امنیتی وارد کنند، که وقتی کسب‌وکار به دنبال کاهش خطرات امنیتی خود است، مفید است.
عملکرد مناسب دستگاه کپی
عملکردهای دستگاه کپی که برای کسب و کار شما بسیار مفید هستند به نیازها و اولویت های فردی شما بستگی دارد.
قبل از سرمایه گذاری بلندمدت در تجهیزات کپی و چاپگر، کمی زمان بگذارید و ویژگی های آن را بررسی کنید و در مورد آنچه برای کسب و کار شما مهم است فکر کنید.
به یاد داشته باشید که در حالی که تجهیزات جامع‌تر دستگاه فتوکپی گران‌تر هستند، معمولاً متوجه می‌شوید که مجموعه گسترده‌ای از ویژگی‌های آن در درازمدت با کاهش هزینه‌های تعمیر و نگهداری، کاهش ضایعات و بهبود کارایی هزینه‌های خود را پرداخت میکند.
نتیجه
دستگاه فتوکپی دیجیتال قادر به اسکن متن و تصاویر برای ایجاد داده های دیجیتال و چاپ اسناد می باشد. مکانیسم های مختلف در دستگاه های کپی از فناوری های نوری و لنز استفاده می کنند.
امروزه در دفاتر، سیستم های چند منظوره دیجیتال به یک امر عادی تبدیل شده اند. این دستگاه‌ها علاوه بر کپی کردن، عملکردهای فکس، چاپ و اسکن را نیز ارائه میدهند، اما مکانیک آن مانند مواردی است که در دستگاه‌های کپی دیجیتال استفاده میشود.
دستگاه کپی دیجیتال از یک واحد ورودی (اسکنر) برای خواندن اسناد به عنوان داده های دیجیتال، یک واحد لیزری که از نور لیزر برای تشکیل تصاویر بر اساس داده های اسکن شده و یک واحد خروجی (چاپگر) برای چاپ تصویر تشکیل شده استفاده می کند، تشکیل شده است.
واحد ورودی از LED و سنسور CCD استفاده می کند و اصول و مکانیسم های اولیه مانند مواردی است که در اسکنرهای مستقل استفاده می شود.
